Datenschutz
Diese Erklärung gilt für die Website sbuero.ch und für die Daten, für die SBüro selbst verantwortlich ist (Website, Kontakt, Einladung und Registrierung, Konto und Vertrag der Betriebe, Anmeldung, Support, Systemmails). Für die Daten, die ein Betrieb in SBüro über seine eigenen Kundinnen und Kunden bearbeitet, ist der Betrieb verantwortlich; SBüro bearbeitet sie in seinem Auftrag (Ziffer 7).
1. Verantwortliche Stelle
Swiss 3D Surface, Inh. Swirski (Einzelunternehmen, Anbieterin von SBüro)
Romanshornerstrasse 76b, 9320 Arbon
UID CHE-429.712.336 · E-Mail: post@sbuero.ch
Eine Datenschutzberaterin oder ein Datenschutzberater ist nicht ernannt.
2. Welche Daten wir bearbeiten, wozu und wie lange
| Bereich | Daten | Zweck | Aufbewahrung |
|---|---|---|---|
| Website | Server-Protokoll: IP-Adresse, Zeitpunkt, aufgerufene Seite, Browser-Kennung | Betrieb und Sicherheit der Website | 14 Tage |
| Die Website setzt keine Cookies und lädt nichts von fremden Servern. | — | — | |
| Kontakt | Name, E-Mail, Inhalt Ihrer Nachricht | Beantwortung | 2 Jahre nach der letzten Nachricht |
| Einladung und Registrierung | Firmenname, UID, Adresse, Name der Inhaberin oder des Inhabers, E-Mail, Sprache, Paket; Ergebnis der Prüfung im öffentlichen UID-Register | Vertragsabschluss; Prüfung, dass der Betrieb besteht | nicht abgeschlossene Registrierungen 90 Tage; sonst wie Konto |
| Konto und Vertrag | Firma, UID, Adresse, Benutzer (Name, E-Mail, Rolle, Sprache), Abo, Abo-Rechnungen und Zahlungen, Sicherheitsnummer für den Rückruf, angenommene Version von AGB und AV-Vertrag | Vertragserfüllung, Abrechnung, Schutz des Zugangs | Vertragsdauer; Abo-Rechnungen und Zahlungsbelege 10 Jahre (Art. 958f OR) |
| Anmeldung | Sitzungen (Zeit, Geräteklasse Computer/Telefon); zweiter Faktor (Geheimnis verschlüsselt, Wiederherstellungscodes nur als Hash); notwendige Cookies der App (Sitzung, Schutz vor fremden Formularen, Zwischenschritt der Zwei-Faktor-Anmeldung) | sicherer Zugang | Sitzung 12 Std.; Zwischenschritt 5 Min. |
| Protokoll der Betreiber-Zugriffe | Zeit, Grund und Art jedes Zugriffs von SBüro auf Daten eines Betriebs | Nachvollziehbarkeit gegenüber dem Betrieb | Vertragsdauer, im Export des Betriebs |
| Datenbank-Verbindungsprotokoll | Zeit und Art technischer Verbindungen zur Datenbank | Sicherheit | 12 Monate |
| Systemmails | Empfängeradresse, Betreff, Inhalt, Zustellstatus von Mails der App (Einladung, Bestätigung einer Antwortadresse, Testnachricht, Sicherheitshinweise, Abo-Rechnung, Erinnerungen und Sperre des Abos an die Inhaberin bzw. den Inhaber) | Zustellung, Fehleranalyse, Sicherheit | 12 Monate |
| Testversion | nicht umkehrbare Prüfwerte (Hash, SHA-256) von UID, E-Mail-Adresse und Domain, ohne Verbindung zum Betrieb | Schutz vor mehrfacher Testnutzung | 26 Monate ab der Bestätigung des Tests (rund 24 Monate nach Löschung des Testkontos) |
| Testkonten ohne Abschluss | alle Daten des Testkontos | Test von SBüro | 30 Tage nach Ende der Testzeit nur lesen und exportieren, dann Ankündigung per E-Mail und Löschung nach weiteren 14 Tagen |
| Eigener KI-Schlüssel (nur wenn hinterlegt) | Schlüssel des Betriebs bei seinem KI-Anbieter, verschlüsselt; Zähler der Nutzung ohne Inhalt | Arbeit der Figuren mit der KI des Betriebs | bis der Betrieb ihn entfernt, spätestens Vertragsende |
| Postfach des Betriebs (nur wenn verbunden) | eingehende E-Mails (nur lesend), Zugangsdaten verschlüsselt | Entwürfe von Antworten und Offerten, Einordnen von Post | eingelesene Mails wie die übrigen Daten des Betriebs; Zugangsdaten bis zur Trennung |
| Stimme | Text der vorgelesenen Antworten; Sprachaufnahmen vom verbundenen Telefon | Vorlesen und Spracheingabe, auf dem Server von SBüro ohne weitere Dienstleister ausser dem im AV-Vertrag genannten Serveranbieter | nur während der Verarbeitung, nicht gespeichert |
| Pilot (nur mit angenommener Pilotvereinbarung) | Antworten der monatlichen Umfrage (Zufriedenheit, Auswahl, kurzer Text) mit Benutzer und Monat; gewählte Gesprächstermine; anonyme Nutzungsstatistik: Zähler je Tag und Seite ohne Bezug zum Betrieb, ohne Inhalte und ohne Daten der Kundinnen und Kunden des Betriebs | Verbesserung von SBüro gemäss Pilotvereinbarung (Einwilligung mit der Annahme); nicht veröffentlicht, nicht mit Namen weitergegeben | Umfrage und Termine bis zur Löschung des Kontos; Zähler ohne Personenbezug |
Wir bearbeiten diese Daten zur Abwicklung des Vertrags mit dem Betrieb, zur Sicherheit und zur Erfüllung gesetzlicher Pflichten. Wir verwenden sie nicht für Werbung durch Dritte und nicht zum Training von KI-Modellen.
3. Empfänger
- Serveranbieter (Hosting von App und Datenbank) — Niederlande.
- E-Mail-Anbieter (Versand und Empfang über post@sbuero.ch) — Italien.
- UID-Register des Bundesamts für Statistik: Abfrage bei der Registrierung (nur die UID).
- Behörden, nur wenn wir gesetzlich dazu verpflichtet sind.
- Nur auf Veranlassung des Betriebs: Verbindet ein Betrieb seine eigene KI (über die Schnittstelle oder mit einem eigenen Schlüssel, den der Betrieb in SBüro hinterlegt), liest diese die vom Betrieb freigegebenen Bereiche; die Daten gehen an den vom Betrieb gewählten KI-Anbieter (Staat je nach Anbieter). Trägt eine Person des Betriebs ihr Kalender-Abo in eine Kalender-App ein, gehen die Termine an den Anbieter dieser App (Staat je nach Anbieter). Für diese Bekanntgaben ist der Betrieb verantwortlich.
- Zahlungsanbieter (nur wenn der Betrieb sein Abonnement mit Karte oder TWINT bezahlt): Stripe. Die Zahlung läuft auf der Bezahlseite von Stripe; Karten- und TWINT-Daten erhält SBüro nie, Stripe meldet SBüro nur, ob und welcher Betrag für welche Abo-Rechnung bezahlt wurde. Stripe bearbeitet die Zahlungsdaten als eigene Verantwortliche nach ihrer Datenschutzerklärung (stripe.com/en-ch/privacy). Zahlung per QR-Rechnung bleibt möglich.
- Postfach des Betriebs (nur wenn der Betrieb es verbindet): SBüro liest eingehende E-Mails nur lesend, um Entwürfe vorzubereiten; für Inhalte ist der Betrieb verantwortlich (Ziffer 7).
4. Bekanntgabe ins Ausland
Die Daten liegen auf einem Server in den Niederlanden; E-Mails laufen über Server in Italien. Für beide Staaten hat der Bundesrat einen angemessenen Datenschutz festgestellt (Anhang 1 der Datenschutzverordnung). Zahlungen mit Karte oder TWINT: Stripe kann Daten in die USA bekannt geben; Stripe, LLC ist im Swiss-U.S. Data Privacy Framework zertifiziert (für zertifizierte Unternehmen hat der Bundesrat einen angemessenen Datenschutz festgestellt); ergänzend gelten Standardvertragsklauseln. Weitere Bekanntgaben ins Ausland erfolgen nur über die vom Betrieb selbst gewählte KI oder Kalender-App (Ziffer 3). Einen Wechsel des Serveranbieters zeigen wir vorher in dieser Erklärung an.
5. Datensicherheit
Wir schützen die Daten mit technischen und organisatorischen Massnahmen, unter anderem: getrennte Datenbereiche je Betrieb mit automatischen Tests, verschlüsselte Verbindungen, Zugangscodes nur als Hash, Zwei-Faktor-Anmeldung für Inhaberinnen, Inhaber und Treuhänderinnen, Treuhänder, sichtbares Protokoll der Betreiber-Zugriffe, tägliche verschlüsselte Sicherung mit Wiederherstellungstest. Die Übersicht steht im AV-Vertrag (Anhang A).
6. Ihre Rechte
- Auskunft über Ihre Daten (Art. 25 DSG), kostenlos und in der Regel innert 30 Tagen.
- Herausgabe oder Übertragung Ihrer Daten in einem gängigen elektronischen Format (Art. 28 DSG).
- Berichtigung unrichtiger Daten (Art. 32 Abs. 1 DSG).
- Löschung und Widerspruch gegen eine Bearbeitung, soweit keine Aufbewahrungspflicht oder kein Vertrag entgegensteht (Art. 6 Abs. 4 und Art. 32 Abs. 2 DSG).
Anfragen an post@sbuero.ch; wir können einen Identitätsnachweis verlangen. Sie können sich an den Eidgenössischen Datenschutz- und Öffentlichkeitsbeauftragten (EDÖB) wenden.
7. Kundinnen und Kunden eines Betriebs
Haben Sie eine Offerte, Rechnung oder Mail eines Betriebs erhalten, der SBüro nutzt, ist dieser Betrieb für Ihre Daten verantwortlich. Wenden Sie sich mit Fragen an ihn. SBüro bearbeitet diese Daten nur in seinem Auftrag (AV-Vertrag) und verwendet sie nicht für eigene Zwecke.
8. Änderungen
Wir passen diese Erklärung an, wenn sich unsere Bearbeitung ändert. Es gilt die auf sbuero.ch veröffentlichte Fassung. Fassung vom 30.10.2026.
Massgebend ist die deutsche Fassung.